Das BVergG sieht für das offene und nicht offene Verfahren eine „formalisierte“ Öffnung der Angebote vor, um die Fairness und Transparenz des Wettbewerbs zu sichern, sowie die Manipulation der Angebote zu verhindern. Der Auftraggeber hat die eingelangten Angebote unmittelbar nach Ende der Angebotsfrist durch eine Kommission zu öffnen, zu verlesen und in einem Angebotsöffnungsprotokoll zu dokumentieren. Von zentraler Bedeutung bei der Angebotsöffnung ist die Pflicht der Kommission zur Verlesung der in § 118 Abs 5 BVergG bestimmten Angebotsteile. Ein Verstoß kann zur Rechtswidrigkeit der Zuschlagserteilung führen.
Entgegennahme und Verwahrung der Angebote
Das BVergG regelt die Angebotsöffnung sehr detailliert. Trotzdem passieren in der Praxis immer wieder Fehler im Zuge der Angebotsöffnung. Laut BVergG hat die Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind, auf den verschlossenen Kuverts der einlangenden Angebote Datum und Uhrzeit des Einlangens festzuhalten. Das Einlangen der einzelnen Angebote ist einem Angebotseingangsverzeichnis zu dokumentieren (§ 117 Abs 1 BVergG).
Der Auftraggeber darf über die einlangenden Angebote, insbesondere über die Bieter oder über die Anzahl der eingelangten Angebote keine Auskünfte erteilen. Diese Geheimhaltungspflicht steht unter strafrechtlicher Sanktion.
Das BVergG gibt dem Auftraggeber auch vor, dass er die Angebote bis zu deren Öffnung unter Verschluss zu halten hat. Die Angebote sind so zu verwahren, dass sie für Unbefugte unzugänglich sind. So soll die Manipulation der eingelangten Angebote, wie etwa durch Austausch des Angebotes oder einzelner Blätter desselben, unterbunden und Schutz vor der Einsichtnahme Dritter in die Angebote zwecks Preisvergleichs sichergestellt werden.
Öffnung der Angebote
Der Auftraggeber hat die Angebote beim offenen und nicht offenen Verfahren am festgesetzten Ort und zur festgesetzten Zeit sowie, ausgenommen in begründeten Ausnahmefällen, unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist zu öffnen. Hat der Auftraggeber in seinen Ausschreibungsunterlagen einen Termin für die Angebotsöffnung festgelegt, hat er diesen Termin einzuhalten, auch wenn dieser nicht unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist liegt.
Die Öffnung der Angebote muss durch eine vom Auftraggeber eingesetzte Kommission vorgenommen werden. Diese Kommission muss aus zumindest zwei sachkundigen Vertretern des Auftraggebers bestehen. Wenn keine Bieter an der Angebotsöffnung teilnehmen, hat der Auftraggeber einen dritten sachkundigen Vertreter für die Kommission beizuziehen.
Bieter einer Ausschreibung sind nach § 118 Abs 1 BVergG grundsätzlich berechtigt, im Rahmen eines offenen oder nicht offenen Verfahrens an der Angebotsöffnung teilzunehmen. Ein Bieter darf nur aus triftigen Gründen von der Öffnung ausgeschlossen werden. Insbesondere im Hinblick auf die Entwicklungen im Gemeinschaftsrecht, wonach die Informationsrechte von Bietern allgemein gestärkt werden sollen, sind jedoch nur wenige Fälle vorstellbar, die in den genannten Verfahren den Ausschluss eines Bieters von der Angebotsöffnung rechtfertigen. Es empfiehlt sich für Bieter jedenfalls an einer Angebotsöffnung teilzunehmen. Einerseits erhält der Bieter Kenntnis welche Mitbewerber ein Angebot und mit welchem Preis abgegeben haben. Andererseits kann der Bieter allfällige Unklarheiten beim eigenen Anbot richtigstellen und erhält z.B. auch Informationen darüber, welche Angebotsbestandteile die anderen Bieter abgegeben haben und ob die Angebote der Mitbewerber Fehler aufweisen.
Angebotsöffnungsprotokoll
Die Angebote sind in der Reihenfolge ihres Eingangs beim Auftraggeber zu öffnen. Der Auftraggeber muss feststellen, ob die Angebote ungeöffnet und vor Ablauf der Angebotsfrist eingelangt sind. Nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangene Angebote dürfen vom Auftraggeber bei der Angebotsöffnung nicht berücksichtigt werden.
Der Auftraggeber hat die rechtzeitig eingelangten Angebote in der Reihenfolge, in der sie in das Eingangsverzeichnis aufgenommen wurden, mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
Die Kommission hat bei jedem Angebot festzustellen, ob es unterfertigt wurde, aus wie vielen Teilen es besteht und ob die als Anlagen angeführten sowie in der Ausschreibung verlangten Bestandteile des Angebotes (z.B. Kalkulationsgrundlagen, Nachweis des Vadiums) tatsächlich vorhanden sind. Während der Angebotsöffnung hat die Kommission alle bei der Öffnung des Angebotes vorliegenden Teile so eindeutig zu kennzeichnen, dass ein nachträgliches Auswechseln feststellbar wäre.
Verpflichtende Angaben bei der Verlesung der Angebote
Der Auftraggeber ist gemäß § 118 Abs 5 BVergG verpflichtet, bestimmte taxativ aufgezählte Angebotsteile bei der Angebotsöffnung vorzulesen und in der Niederschrift festzuhalten. Folgende Angaben sind für Haupt-, Varianten- und Alternativangebot zu verlesen:
- Name und Geschäftssitz des Bieters;
- der Gesamtpreis oder der Angebotspreis mit Angabe des Ausmaßes allfälliger Nachlässe und Aufschläge und, wenn die Vergabe in Teilen oder für die ganze Leistung oder für Teile derselben Varianten vorgesehen waren, auch die Teilgesamtpreise oder Teilangebotspreise sowie die Variantenangebotspreise;
- wesentliche Erklärungen der Bieter;
- sonstige im Hinblick auf andere Zuschlagskriterien als dem Preis relevante in Zahlen ausgedrückte Bieterangaben, deren sofortige Verlesung möglich und zumutbar ist und in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurde; und
- aus Bieterschreiben, die eine Änderung einzelner Preise oder des Gesamtpreises des Angebotes beinhalten, die geänderten einzelnen Einheits- oder Positionspreise sowie der geänderte Gesamtpreis oder Angebotspreis.
Andere Angaben dürfen den Bietern nicht zur Kenntnis gebracht werden.
Folgen einer fehlerhaften Verlesung
Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat erkannt, dassdas Gebot, Angaben nach §118 Abs 5 BVergG zu verlesen und in der Niederschrift festzuhalten, nicht nur der Transparenz des Vergabeverfahrens dient, sondern auch präventive Wirkung hinsichtlich der Manipulation der Angebote hat. Grundsätzlich gilt, dass ein Angebot, das nicht bzw. fehlerhaft verlesen wurde, als nicht abgegeben gilt (VwGH 24.9.2003, 2000/04/0106). Die Vergabebehörden vertreten z.B. die Ansicht, dass eine unterbliebene Verlesung der Preise einen schweren und unbehebbaren Mangel darstellt (siehe dazu z.B. BVA 10.9.2004, 13N-71/04-38), weil eine Angebotsöffnung nicht wiederholbar ist und dabei gemachte Fehler nicht sanierungsfähig sind. Ein Zuschlag darf auf dieses Angebot nicht erteilt werden.
Der VwGH hat allerdings erwogen, dass das Gebot nicht zu einem Formalismus überspitzt werden soll. In bestimmten Fällen ist daher ein Fehler bei der Verlesung der Angebote bzw. bei der Erstellung der Niederschrift nicht als unbehebbar zu qualifizieren. So ein Fall liegt nach der Rechtsprechung des VwGH z.B. vor, wenn die verlesenen und dokumentierten Angaben zum Namen eines marktbekannten Bieters nicht dem tatsächlichen Namen laut Firmenbuch entsprechen. Hier hat der VwGH erkannt, dass keine Rechtswidrigkeit vorliegt, weil für den Mitbewerber unzweifelhaft erkennbar war, wer gemeint ist.
Fazit
Das BVergG sieht für das offene und nicht offene Verfahren eine „formalisierte“ Öffnung der Angebote vor. Dieser Formalismus soll die besonderen Schutzrechte der Bieter sowie Fairness und Transparenz des Wettbewerbs gewährleisten. Auch soll dadurch die Gefahr von Manipulationen verhindert werden. Bei der Verlesung der Angebote hat der Auftraggeber daher unbedingt die laut § 118 Abs 5 BVergG zwingend vorgeschriebe
nen Angaben zu den Angeboten zu verlesen. Die fehlerhafte oder unterlassene Verlesung einer gesetzlich gebotenen Angebotsangabe führt in der Regel zu einem schweren und unbehebbaren Mangel. Der im BVergG vorgegebene Formalismus findet seine Grenzen lediglich dort, wo für die Mitbewerber unzweifelhaft erkennbar ist, wer oder was gemeint ist. Das bedeutet, dass an die Auftraggeber bereits während der Angebotsöffnung hohe Anforderungen gestellt werden. Fehler während der Angebotsöffnung können im schlimmsten Fall dazu führen, dass dem Best- oder Billigstbieter der Zuschlag nicht erteilt werden kann. Für Bieter ist es unter anderem vor diesem Hintergrund wichtig, sich an einer Angebotsöffnung aktiv zu beteiligen.
